Makalah Pemeriksaan Fisik Kas Kecil

Pemeriksaan Fisik Kas Kecil

KELOMPOK 4

Nama Kelompok :

1.       Jody Setiawan

2.      Mutiara

3.      Pajriah

4.       Purnama Alam

5.       Siti Aulia

6.       Tomy Setiawan

SMK NEGERI 2 KAB. TANGERANG

2014/2015

A.   Pendahuluan

Dalam kehidupan sehari-hari, kas sangat penting baik di dalam rumah tangga konsumsi maupun rumah tangga produksi (Perusahaan). Hampir setiap kegiatan dalam perusahaan berkaitan dengan dana kas.

Karena sifatnya, antara lain : volume fisik kecil, nilainya tetap sebesar nilai nominal) tidak adanya identifikasi pemilikan dan sangat mudah untuk dipindah tangankan, maka untuk mencegah terjadinya penyelewengan perlu diadakan poengawasan yang ketat terhadap kas.

1.    Pengertian Kas

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada bank yang dapat digunakan dengan segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebasar nilai nominalnya.

Yang termasuk kas antara lain :

1. Uang kertas dan logam
2. Chek dan Bilyet Giro
3. Simpanan di bank dalam bentuk Giro
4. Traveler’s Chek, yaitu cek yang dikeluarkan khusus untuk perjalanan     (Turisme –Bisnis).
5. Money Order, yaitu surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan keperluan pengguna.
6. Chashier’s Chek, yaitu cek yang dibuat oleh suatu bank, untuk suatu saat dicairkan di bank itu juga.
7. Bank Drafit, yaitu cek atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening di bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah, melalui penyetoran lebih dulu di bank pembuat.

Ciri-ciri khas adalah dapat digunakan segera sebesar nilai nominalnya. Sehingga yang tidak dapat digunakan segera sebagai alat pembayaran dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya tidak dapat digolongkan sebagai Kas. Antara lain :

1. Cek mundur (Past Dated Chec)
2. Deoisito Berjangka (Certyificate of Deposit)
3. Wesel/Promes (Notes)
4. Surat Berharga (Marketable Securities)
5. Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dalam bentuk Dana (funds).

Misalnya disisihkan untuk pembayaran deviden, untuk pelunasan pinjaman obnligasi dan lain-lain.

Sesuai dengan uraian di atas, maka fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan kas.

Tanpa kas suatu perusahaan tidak akan berjalan dengan lancar.

2.    Pengawasan Kas

Karena sifatnya yang mudah dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan pemilikannya, kemungkinan terjadi penyelewengan akan besar, maka perlu adanya pengawasan yang ketat terhadap kas.

Pengawasan intern perusahaan terhadap kas antara lain dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Dalam penerimaan uang :

1.    Menentukan fungsi-fungsi dalam penerimaan secara jelas, dan menetapkan agar setiap penerimaan kas segera dicatat dan disetorkan ke Bank.

2.    Mengadakan pemisahan fungsi antara pengurus/perusahaan (penerima dan penyimpan) dengan pencatatan kas.

3.    Mengadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas.

4.    Menetapkan pelaksanaan laporan kas setiap hari.

2. Dalam Perjalanan

1.    Semua pengeluaran uang dalam Cek, kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.

2.    Dibentuk kas kecil yang diawasi dengan ketat

3.    Penulisan cek hanya dilakukan apabila didukung bukti-bukti (dokumen-dokumen yang lengkap, atau digunakan system Voucher.

4.    Mengadakan pemisahaan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat pengeluaran kas.

5.    Melakukan pemeriksaan intern dalam waktu yang tidak tentu

6.    Menetapkan membuat laporan kas harian.

Untuk menetapkan prinsip-prinsip pengawasan intern terhadap kas seperti tersebut di atas, perlu :

a.    Pembentukan Dana Kas Kecil (Petty Cash Funds)

b.    Diadakan Rekonsiliasi antara saldo kas menurut laporan bank untuk setiap periode.

c.    Menggunakan system voucher dalam melakukan pembayaran/pengeluaran uang.

Pemeriksaan/ Audit Kas, Bank dan Setara Kas

Berikut Tujuan Audit Kas, Bank dan Setara Kas.

• Untuk memeriksa apakah terdapat internal control yang cukup baik atas kas dan setara kas serta transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dan bank.
• Untuk memeriksa apakah saldo kas dan setara kas yang ada di neraca pertanggal neraca betul-betul ada dan dimiliki oleh perusahaan
• Untuk memeriksa apakah ada pembatasan untuk penggunaan kas dan setara kas.
• Untuk memeriksa seandainya ada saldo kas dan setara kas dalam valuta asing, apakah saldo tersebut sudah dikonversikan terhadap rupiah dengan menggunakan kurs dengan Bank Indonesia pada tanggal neraca dan apakah selisih kurs yang terjadi sudah dibebankan atau dikreditkan ke laba rugi tahun berjalan.
• untuk memeriksa apakah penyajiannya neraca sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.

Prosedur Pemeriksaan/ Audit Kas, Bank dan Setara Kas.

• Pahami dan evaluasi pengendalian internal atas kas dan setara kas.
• Membuat Top Scedule kas dan setara kas per tanggal neraca.
• Melakukan perhitungan fisik uang kas per tanggal neraca.
• Lakukan konfirmasi atau dapat juga dengan dengan pernyataan saldo dari kasir apabila tidak dilakukan perhitungan fisik.
• Meminta rekonsiliasi bank per tanggal neraca dan lakukan pemeriksaan.
• Review jawaban konfirmasi bank, notulen rapat dan perjanjian kredit untuk mengetahui apakah ada pembatasan dari rekening bank yang dimiliki perusahaan.
• Periksa transaksi interbank kira-kira 1 minggu sebelum dan sesudah tanggal neraca untuk mengetahui adanya kitting dengan tujuan widow dressing atau tidak.
• Periksa transaksi kas sesudah tanggal neraca untuk mengetahui subsequent payment dan subsequent collection sampai tanggal selesainya pemeriksaan.
• Periksa apakah perusahaan jika menggunakan mata uang asing sudah dikurs kan dengan menggunakan kurs tengah BI dan telah di catat di laba-rugi tahuin berjalan.
• Cek apakah penyajiannya telah sesuai prinsip akuntansi berlaku umum.
• Terakhir simpulkan di top schedule atau di memo tersendiri mengenai kewajaran kas dan setara kas setelah melakukan prosedur di atas.

Ciri Intern Control ( Pengendalian Internal ) yang baik atas kas dan setara kas :

1. Adanya pemisahan tugas dan tanggungjawab antara yang menerima dan yang mengeluarkan kas dengan yang melakukan pencatatan, memberikan otoritas atas pengeluaran dan penerimaan kas dan bank
2. Pegawai yang membuat rekonsiliasi bank harus lain dari pegawai yang mengerjakan buku bank. Rekonsiliasi bank dibuat setiap bulan dan harus ditelaah oleh kepala bagian akuntansi
3. Digunakannya impress fund system untuk mengelola kas kecil
4. Penerimaan kas, cek & giro harus di setor ke bank dalam jumlah seutuhnya
5. Uang kas disimpan di tempat yang aman misalnya di brankas.
6. Uang kas harus dikelola dengan baik yaitu jangan terjadi kas yang menganggur.
7. Giro harus ditempatkan pada tempat yang aman supaya tidak disalahgunakan.
8. Giro sebaiknya ditandatangani oleh minimal oleh 2 orang supaya ada kontrol dan tidak disalahgunakan.
9. Kuitansi bernomor urut.
10. Bukti pendukung dari pengeluaran kas yang sudah dibayar distempel lunas supaya tidak terjadi double pembayaran.

3.    Perhitungan Uang Kas

Untuk melakukan pemeriksaan terhadap kebenaran pencatatan uang kas, perlu diadakan penghitungan uang kas yang dapat dilakukan dengan dua cara :

a.    Pemeriksaan saldo kas melalui catatan yang ada, yaitu saldo awal ditambah penerimaan kas dan dikurangi pengeluaran kas.

b.    Memeriksa saldo kas secara fisik, yaitu menghitung uang yang ada dalam kas dan menghitung semua yang termasuk kas.

Untuk melakukan pemeriksaan saldo kas melalui catatan yang ada, secara umum dibuat bagan sebagai berikut :

Saldo kas awal bulan .........................................................       Rp.    XXX

Penerimaan kas selama satu bulan...................................       Rp.    XXX +

                                                                                                   Rp.    XXX

Pengeluaran kas selama satu bulan ..................................       Rp.    XXX

Saldo kas akhir bulan ........................................................       Rp.    XXX -

                                                                                                   Rp.    XXX

 

Pemeriksaan saldo kas secara fisik, dilakukan dengan cara menghitung fisik uang tunai yang ada pada brankas serta semua yang termasuk kas (cek, bilyet giro, buku simpanan pada bank dan lain-lain)

Pemeriksaan tersebut dilakukan oleh pemeriksa, disaksikan oleh dua orang atau lebih dan diawasi oleh akuntan (jika perusahaan menggunakan jasa akuntan).

Perhitungan uang kas secara fisik dapat dibuat dengan bagan sebagai berikut :

I.      Uang Kertas :

………lembar  @  Rp.  50.000,00            =  Rp.    XXX

………lembar  @  Rp.  20.000,00            =  Rp.    XXX

………lembar  @  Rp.  10.000,00            =  Rp.    XXX

………lembar  @  Rp.    5.000,00            =  Rp.    XXX

………lembar  @  Rp.    1.000,00            =  Rp.    XXX

………lembar  @  Rp.       500,00            =  Rp.    XXX

………lembar  @  Rp.       100,00            =  Rp.    XXX   +

                                                                                          Rp.     XXX

II.    Uang Logam :

………keping  @  Rp.        500,00            =  Rp.    XXX

………keping  @  Rp.        100,00            =  Rp.    XXX

……. . keping  @  Rp.         50,00            =  Rp.    XXX

………keping  @  Rp.          25,00            =  Rp.    XXX   +

                                                                                          Rp.       XXX

III.   Lain-lain :

1 lembar cek BBD No. ………                 =  Rp.    XXX

1 lembar cek BRI No. ………                   =  Rp.    XXX   +

                                                                                          Rp.       XXX

Jumlah ……………………………………………………. Rp.       XXX

 

Saldo kas menurut buku menunjukkan jumlah yang sama dengan saldo kas menurut perhitungan secara fisik dari brankas.

Kegiatan tersebut ditungkan dalam berita acara perhitungan uang kas.

Contoh :

Berita Acara Perhitungan Uang Kas

“PT. COCA COLA JAKARTA”

31 Desember 1994

 

Saldo buku per 1 Desember 1994...............................     Rp.        5.000.000,00 

Jumlah penerimaan bulan Desember 1994 ................     Rp.    361.450.000,00  +

                                                                                          Rp.    366.450.000,00 

Jumlah pengeluaran bulan Desember 1994 ...............     Rp.    350.227.000,00  -

Saldo buku kas per 31 Desember 1994......................     Rp.      16.222.500,00

 

Perhitungan uang kas per 31 Desember 1994 menghasilkan jumlah sebagai berikut :

I.      Uang Kertas :

100 lembar @ Rp.  50.000,00         = Rp. 5.000.000,00  

200 lembar @ Rp.  20.000,00         = Rp. 4.000.000,00  

500 lembar @ Rp.  10.000,00         = Rp. 5.000.000,00  

100 lembar @ Rp.    5.000,00         = Rp.    500.000,00  

300 lembar @ Rp.    1.000,00         = Rp.    300.000,00  

200 lembar @ Rp.       500,00         = Rp.    100.000,00  

  50 lembar @ Rp.       100,00         = Rp.       5..000,00   +

                                                                                           Rp. 14.905.000,00

II.    Uang Logam :

145 Keping @ Rp.    1.000,00         = Rp.    145.000,00  

300 Keping @ Rp.       500,00         = Rp.    150.000,00  

100 Keping @ Rp.       100,00         = Rp.      10.000,00  

200 Keping @ Rp.         50,00         = Rp.      10.000,00  

100 Keping @ Rp.         25,00         = Rp.        2.500,00   +

                                                                                           Rp.      317.500,00

III.   Uang Giral (lain-lain) :

1 lembar cek No. 0251 Bank Bumi Daya                        Rp.   1.000.000,00

                                                                                          Rp. 16.222.500,00

 

Saldo buku kas per 31 Desember 1994 sama dengan uang kas yang dihitung pada tanggal tersebut.

Jakarta, 31 Desember 1994

          Akuntan                        Saksi :                                Petugas Pemeriksa

1.    (Angga)                       

(Drs. Jati Prihatno)                  2.   (Bayu)                               (Aji Laksono)

4.    Selisih Kas

Dari contoh di atas menunjukkan bahwa saldo kas menurut buku sam dengan hasil perhitungan secara fisik, namun dalam praktek sering terdapat perbedaan.

Jika ternyata terdapat perbedaan/selisih antara jumlah uang kas menurut buku dengan jumlah yang ada secara fisik, perlu diadakan penelitian secara seksama,, untuk mengetahui sebab-sebab terjadinya perbedaan tersebut :

a.    Kesalahan pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas ataupun jurnal pengeluaran kas

b.    Adanya penerimaan atau pembayaran yang ada nilai recehan (kecil), kemudian dibulatkan ke atas/ke bawah

c.    Adanya uang palsu

d.    Sebab-sebab yang sama sekali tidak dapat diketahui

a. Jika selisih yang terjadi karena kesalahan pencatatan atau sebab-sebab lain yang dapt diketahui, maka untuk memperbaikinya harus dibuat jurnal perbaikan (koreksi)

Contoh :

1.    Saldo rekening kas pada tanggal 31 Januari 1994 Rp. 4.570.000,- tetapi berdasarkan perhitungan secara fisik Rp. 4.750.000,-

Setelah dilakukan penelitian, ternyata pembelian peralatan kantor secara tunai pada tanggal 20 Januari 1994 Rp. 1.570.000,- dicatat Rp. 1.750.000,-

Kesalahan tersebut diperbaiki dengan jurnal koreksi sebagai berikut :

Tgl.		Uraian	D	K
Jan	31	Kas             Peralatan Kantor	Rp. 180.000,-	Rp. 180.000,-

Penjelasan  :  Pada waktu membeli peralatan tanggal 20 Januari 1994 harusnya dicatat dalam jurnal pengeluaran Kas Rp. 1.570.000,- ternyata dicatat                 Rp. 1.750.000,-

Jadi ada kelebihan mencatat dijurnal pengeluaran kas maupun pada rekening kas sisi kredit Rp. 180.000,- Maka untuk perbaikkannya rekening kas harus didebit sejumlah kelebihan tersebut.

2.    Saldo rekening kas tanggal 28 Pebruari 1994 Rp. 9.270.000,- tetapi berdasarkan perhitungan secara fisik Rp. 9.770.000,- setelah dilakukan penelitian, ternyata penerimaan tagihan dari seorang debitur pada tanggal 15 Pebruari 1994 Rp. 1.500.000,- dicatat Rp. 1.000.000,-

Kesalahan tersebut diperbaiki dengan jurnal koreksi sebagai berikut :

Peb

28

Kas             Piutang

Rp. 500.000,-

Rp. 500.000,-

Penjelasan :  Pada waktu menerima tagihan tanggal 15 Februari 1994 harusnya dicatat dalam Penerimaan Kas Rp. 1.500.000,- ternyata dicatat Rp. 1.000.000,- berarti ada kekurangan mencatat di Jurnal Penerimaan Kas maupun pada rekening Kas sisi Debit Rp. 500.000,-

Maka untuk perbaikannya rekening kas harus didebit sejumlah kekurangan tersebut.

Kesimpulan :  1.  Jika kesalahan mencatat terlalu besar, perbaikannya ditulis disisi yang berlawanan sebesar kelebihan.

2.  Jika kesalahan mencatat terlalu rendah, perbaikannya ditulis disisi yang sama sebesar kekurangannya.

b.  Jika selisih yang terjadi karena sebab-sebab yang belum atau tidak diketahui harus ditampung didalam rekening selisih Kas.

Contoh :

1.    Saldo rekening kas pada tanggal 31 Maret 1994 berjumlah Rp. 13.450.000,- tetapi jumlah uang kas yang ada sebenarnya Rp. 13.464.500,- setelah diteliti tidak ditemukan sebab-sebabnya. Maka selisihnya harus dimasukkan kerekening Selisih Kas, melalui jurnal :

Jan	31	Kas             Selisih Kas			Rp. 14.500,-			Rp. 14.500,-
Kas							Selisih Kas
31/3  Rp.     13.450.000 31/3  Rp.            14.500							31/3  Rp. 14.500,-

2.    Saldo rekening kas pada tanggal 30 April 1994 Rp. 15.675.000,- ternyata uang kas yang ada sebenarnya Rp. 15.673.400,- Setelah diteliti tidak ditemukan sebab-sebabnya. Maka selisihnya harus dimasukkan kerekening Selisih Kas melalui jurnal :

Apr	30	Selisih Kas              Kas			Rp. 1.600,-		Rp. 1.600,-
Kas					Selisih Kas
31/3  Rp.  15.675.000			30/4 Rp. 1.600			31/3Rp. 1.600,-

Kesimpulan :  1.  Jika jumlah uang yang ada lebih besar dari saldo rekening kas, maka kelebihan tersebut dicatat disisi debit rekening Kas dan disisi kredit rekening Selisi Kas.

2.  Jika jumlah yang ada lebih rendah dari saldo rekening Kas, maka kekurangannya dicatat disisi kredit rekening Kas dan disisi debit rekening Selisih Kas.